Diensten en Retail Society Recyclage Industrie Gezondheidszorg
Enterprise Excellence

Recept voor een succesvolle enterprise excellence implementatie

Stop met zoeken naar het missende ingrediënt voor Enterprise Excellence. Wat hét missende ingrediënt is, is reeds onderzocht en gevonden in o.a. onderzoek van het Shingo instuurt.
Lotte Van Meirvenne

Een veilige werkomgeving, met een kostefficiënte werking, die klanten op tijd en correct van kwaliteitsvolle producten voorziet met medewerkers die dit gedreven dragen, m.a.w. een organisatie die erin slaagt Enterprise Excellence te zijn. Een plaatje waar je wel voor wil tekenen? Als organisatie, bent u waarschijnlijk ooit al gestart met initiatieven om één of meerdere van deze aspecten te verbeteren? We slagen er vaak in bepaalde quick wins hierin te halen, maar ervaring en onderzoek wijst uit dat het niet zo evident is om duurzame en continu verbeterende resultaten te boeken. Dus hoe kom je nu aan dit plaatje? Wat is nu het recept voor Enterprise Excellence?

Stop met zoeken naar het missende ingrediënt

Stop met zoeken naar het missende ingrediënt voor Enterprise Excellence. Wat hét missende ingrediënt is, is reeds onderzocht en gevonden in o.a. onderzoek van het Shingo instuurt. Het Shingo Instituut, dat sinds 1989 prijzen uitreikt aan organisaties die in Enterprise Excellence uitblinken, constateerde dat sommigen na het winnen van de prijs die prestaties niet konden volhouden. Het instituut onderzocht waarom sommige deze prestaties konden volhouden en anderen niet. Het bleek dat de kloof tussen succesvolle en mislukte implementaties de aanwezigheid is en focus op de juiste cultuur. Ook op de 3rd Annual Global Process Improvement and Operational Excellence Summit in Amsterdam (1-3 Maart 2017), toen we de deelnemers van onze workshop vroegen, wat zij beschouwden als de belangrijkste reden waarom implementaties van operationele excellence falen, haalden meer dan de helft ook elementen van cultuur aan, zoals het gebrek aan het juiste leiderschap en de betrokkenheid van mensen.

Stop dus met zoeken naar het missende ingrediënt, we kennen de ingrediënten, maar dat brengt ons bij een belangrijke volgende vraag: Hoe starten we met de bereiding van deze ingrediënten? Waar moet je nu starten bij de implementatie van Enterprise Excellence? Start je bottom up met het implementeren van tools? Of moet je starten met leiderschap? Of eerst het middle management trainen? Om u een licht verteerbare visie mee te geven, zal ik een Enterprise Excellence implementatie vergelijken met een dagdagelijks proces, waarvan de kansen op succes momenteel veel hoger ingeschat worden als deze van een succesvolle Enterprise Excellence implementatie, koken van een smaakvol diner!

Enterprise Excellence klaarmaken

Wanneer we een diner willen presenteren voor gasten, starten we niet zomaar met het bereiden van beschikbare ingrediënten. We denken na over wat we gaan klaar maken voor de specifieke gasten die langskomen. Hebben zij bepaalde allergieën, voorkeuren…? We gaan eens ten rade in kookboeken en kiezen uiteindelijk het meest geschikte recept. We maken vervolgens de aangegeven ingrediënten klaar zoals aangegeven klaar, om uiteindelijk, indien correct klaargemaakt, een heerlijk resultaat te presenteren aan jouw gasten.  Wanneer u Enterprise Excellence zou gaan implementeren, dan zijn er veel vergelijkbare elementen. Organisaties willen een gekozen strategie realiseren waarvan ze overtuigd zijn dat, indien correct uitgevoerd, ze de klant zullen tevredenstellen.  U kan echter niet zomaar een strategie kiezen uit een boek en een copy paste uitvoeren van een bestaand recept om excellent te worden. Kijk naar een sterren chef, hij moet ook iets uniek creëren dat niet zomaar copy paste is om zijn/haar ster binnen te halen, maar laat zich sowieso wel inspireren door andere sterren- of gewoon smaakvolle keukens.  U kan u wel laten inspireren door andere succesvolle implementaties bij andere bedrijven, echter om uw Enterprise Excellence ster binnen te halen zal u dus zelf uw recept moeten schrijven. Ik geef u graag enkele tips mee voor het schrijven en uitvoeren van uw recept!

Schrijven van een Sterrenrecept

1. Ken uw gasten: Zoals u weet wat uw gasten al dan niet mogen of graag eten, moet u goed begrijpen wat waarde voor uw klant betekent.  Hoe u als organisatie waarde voor uw klant creëert is de visie die een leidraad vormt voor alle beslissingen betreffende uw recept. Communiceer deze visie ook duidelijk zowel naar uw gasten als naar de helpende handen bij het etentje. Wordt er een gedresseerd bordje gebracht naar de gast of wordt er verwacht dat de gasten zelf opscheppen nadat de potten op tafel komen te staan? Tevreden klanten start met een duidelijk communicatie naar hen van wat ze als klant mogen verwachten, en naar uw personeel aan welke verwachten de organisatie wil dat ze meewerken.

2. De Titel en het plaatje van uw recept: De titel en het bijhorende mooie plaatje, waarvan we reeds beginnen te watertanden, is in uw organisatie de 3 tot 5 jaar doelstellingen die u zullen helpen uw visie beter te realiseren. Deze doelstellingen zijn beperkt in aantal, duidelijk en inspirerend. Net zoals bij een recept in een boek moet het uw organisatie medewerkers triggeren om het te willen klaarmaken en het recept verder te lezen en niet de pagina om te draaien. Vervolgens moet u als organisatie de vraag stellen: In welke mate zullen we deze 3 tot 5 jaar doelstellingen reeds realiseren dit jaar? Daarna kan u gaan beslissen wat de ingrediënten zullen zijn dit jaar het recept vormgeven. Dit zijn de initiatieven die u zal opzetten om de jaarlijkse doelstellingen te bereiken

3. Kiezen van de ingrediënten:

  • De uiteindelijke smaak van het gerecht wordt bepaald door hoe de ingrediënten samen smaken als één geheel. 1 ingrediënt toevoegen of anders bereiden zal de finale smaak beïnvloeden. Dit is ook zo voor de initiatieven in uw organisatie, laat afdelingen niet zomaar apart naast elkaar initiatieven opstarten maar stem af hoe deze samenkomen en hoe deze bijdragen tot de finale doelstellingen. Slechts als we begrijpen wat de impact is van de initiatieven op de gehele organisatie, zullen de resultaten verankerd kunnen worden.
  • Een goed gerecht heeft enkele hoofdingrediënten, maar wordt pas echt smaakvol indien het gerecht voldoende gekruid wordt. Als organisatie kies je best voor slechts enkele grote projecten ondersteund door een goede focus op continue kleine verbeteringen. Kruiding is iets waar je feeling voor moet krijgen, maar bepaald vaak het uiteindelijke succes van je gerecht. Onderschat zeker niet de kracht van het lerende effect van kleine verbeteringen. Enkel door een focus op deze kleine verbeteringen te leggen, zal er een juiste mindset in de organisatie aanwezig zijn die het zal toelaten om de resultaten van zowel kleine als grote initiatieven te verankeren in de organisatie.

Een excellent kookteam

Een goed kookteam vormt uw keukencultuur en is dus eigenlijk het missende ingrediënt, je mag nog een goed geschreven recept hebben voor bijvoorbeeld een heerlijke soufflé, indien niet correct klaargemaakt, zal de soufflé toch inzakken. Hoewel een goed geschreven recept dat begrepen en verteld kan worden door het kookteam, en de mindset van goede kruiding, reeds een goede stap zijn om een goed kookteam te hebben, zijn er nog enkele zaken die helpen om de kans op een excellente bereiding te verhogen:

  • Een goede en vredevolle werking in de keuken start bij mij met gelijkgezindheid van het gekozen recept tussen mijn partner en mezelf en nog belangrijker een duidelijk aanduiding van de chef van dienst die de het koken aanstuurt maar daarbij ook samenwerking stimuleert. Ook bij Enterprise Excellence implementaties blijft een goede ondersteuning van de doelen van het leiderschap en de juiste leiderschapsvaardigheden een belangrijke sleutel tot succes.
  • De leden van uw kookteam zullen pas waardige leden zijn als zij ook goed weten wie de gasten zijn en indien zij de titel en het plaatje van het gerecht voor zich zien. Al is het maar om een ajuintje te snijden, de fijnheid van de ajuin zal ook de ervaring van het gerecht mee bepalen en dat moet het lid van het kookteam begrijpen. Iedere medewerker in uw bedrijf moet kunnen vertellen hoe zijn/haar job, klein of groot, de andere afdelingen impacteert en hoe deze finaal bijdraagt tot het bereiken van de doelstellingen. Als een medewerker begrijpt waarom een bepaalde job belangrijk, zal de kans op excellente resultaten veel hoger zijn.
  • Het is soms niet slecht om naast je kookteam waar je mee verder wil ook een SOS Piet of Gorden Ramsay in huis neemt om je te challengen over hoe je jouw gerecht maakt en je training en tips geeft om het gerecht nog beter klaar te maken. Voor enterprise implementaties is het ook aangeraden om te werken met een onafhankelijk (i.e. onafhankelijk van de operationele structuur) Team dat de initiatieven kan drijven, de organisatie kan coachen en challengen.

Starten met koken:

Heel belangrijk voor de slaagkansen van je gerecht, is het bepalen van de scoop van de eerste bereiding. Maak het gerecht eerst al eens volledig klaar voor enkel uw gezin. Indien succesvol, kan u de uitdaging aangaan het gerecht te bereiden voor een grotere groep gasten.  Start met uw Enterprise Excellence implementatie ook klein maar wél volledig. Start dus niet met slechts enkele ingrediënten te bereiden voor de volledige organisatie, wél het volledige gerecht voor 1 team of afdeling om daarna, na een succesvolle implementatie, te verspreiden naar andere teams en uiteindelijk de volledige organisatie.

Wanneer je kookt, proef regelmatig en nog belangrijker laat de mensen rond jou proeven om zo de smaken te optimaliseren? In uw organisatie zijn uw medewerkers de experten, zijn proeven de processen elke dag en kunnen zeer goede inzichten hebben over hoe deze te verbeteren.

Benieuwd naar wat u aan het klaarmaken bent, hebt u al alle ingrediënten?

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Lotte Van Meirvenne