Society
Enterprise Excellence

Hoe kan u uw stedelijke werkplaatsen het efficiëntst inzetten?

Inzichten in de organisatie van stedelijke werkplaatsen op basis van een benchmark bij middelgrote gemeenten.
Tessa De Backer

Lokale besturen zijn volop in beweging om hun klanten centraal te plaatsen in hun dienstverlening. Zowel frontoffice als backoffice worden verhuisbewegingen opgezet om producten op de meest optimale plaats, via de best passende manier én op het geknipte moment efficiënt en resultaatsgericht in de markt te zetten. Tijdens mijn project binnen de stedelijke werkplaatsen kwam ik in contact met hun uitgebreide takenpakket. Van het ruimen van dode dieren, het maken van verkeersborden, het onderhouden van de kolken, het asfalteren van de weg tot het ruimen van de sneeuw: de stedelijke werkplaatsen omvatten een ruim aanbod aan taken waar niet alleen expertise belangrijk is, maar ook de dagelijkse aansturing en planning.

Burgers, één van de grootste klantengroepen van de stad, komen maar een beperkt aantal keer in hun leven in contact met de stadsdiensten die huizen in het administratief centrum. Daarentegen komt elke burger dagelijks in contact met het openbaar domein en de signalisatie binnen een stad. Bovendien zijn de medewerkers van de stedelijke werkplaatsen in de meeste steden ook actief in het straatbeeld. Zij vormen, net zoals de loketmedewerkers, het uithangbord van de stad. Gezien de omvang van de groep, de spreiding van het grondgebied – het bureau van deze medewerkers –  en de aansturingsvorm (veelal kleine expertise teams die aangestuurd worden door een ploegbaas), is de stedelijke werkplaats de stadsdienst waarbinnen de organisatie van de taken, de communicatie en potentiële verandering de grootste uitdaging vormt.

Toch ontsnapt het klantgericht en efficiënt organiseren van de wettelijk voorziene taken van de stad vandaag vaak aan de aandacht van vele beleidsmakers. Dit is te wijten aan het feit dat de taken binnen de stedelijke werkplaatsen minder zichtbaar zijn (gezien hun geografische ligging), daarnaast worden deze taken regelmatig opgenomen buiten de openingsuren van de administratieve diensten.

Op vraag van een klant organiseerden we een benchmark bij zeven middelgrote gemeenten over de organisatie van hun stedelijke werkplaatsen. We verzamelden bij elke stad de belangrijkste factoren die de inzet van mankrachten binnen de  stedelijke werkplaatsen typisch bepalen: de oppervlakte van de gemeenten, het aantal km te onderhouden wegen en riolen, de te onderhouden groenoppervlakte, het aantal te ledigen vuilnisbakken, het aantal evenementen waarbij ondersteuning aangeboden wordt, het aantal gebouwen in gebruik, … Daarnaast vroegen we het jaarlijks budget voor uitbestedingen, exploitatie en investeringen  en het aantal VTE ingezet per proces op.

Ondanks deze statische vergelijking, bracht de benchmark toch enkele inzichten:

  1. De stedelijke werkplaatsen zijn verantwoordelijke voor 25 tot 40% van het totaal aantal VTE dat actief is binnen de stad. Het optimaal organiseren van deze dienst en het realiseren van efficiëntiewinsten hebben aldus een zeer grote impact op de stadswerking.
  2. De besturen worden gekenmerkt door een sterk diverse aanpak. Veelal is de inzet van personeel het gevolg van personeelsverschuivingen en pensioneringen waardoor de verdeling van het aantal beschikbare VTE over de processen niet gerelateerd is aan de kwantitatieve eigenschappen van het proces. Het aantal VTE dat het onderhoud van het groen ondersteunt, is bijvoorbeeld niet afhankelijk van de oppervlakte te onderhouden groen. Dit is een opportuniteit voor veel lokale besturen aangezien dit kansen biedt om personeel op te leiden en in te zetten waar nodig.
    Daarnaast stellen we ook vast dat het leidinggevend kader sterk verschilt. Hoewel het aantal aansturende VTE ten opzichte van het aantal operationele VTE gelijklopend is, verschilt de invulling van organisatie hiervan. Sommige besturen beschikken over het tussenniveau van coördinatoren tussen het diensthoofd en de ploegbazen, andere besturen werken met werkleiders of teamverantwoordelijken onder de ploegbazen. Een aantal besturen werken met deskundigen die werken voorbereiden, bij anderen wordt deze taak opgenomen door ploegbazen. Het proces voor het opmaken van de planning verschilt heel sterk. Binnen sommige besturen wijst de planner werkbonnen toe aan ploegen, binnen andere besturen nemen de teamverantwoordelijken dit op.
    De planning is cruciaal voor het efficiënt functioneren van de stedelijke werkplaatsen. De planning moet zowel rekening houden met geplande werken op lange termijn als werkbonnen die dringend moeten worden afgehandeld. Een gedegen planning houdt dus op bepaalde momenten in het jaar rekening met het voorkomen van dringende werkbonnen. Daarnaast houdt een goede planning ook rekening met de inzet van middelen (zowel personeel als machines) zodat machines zo goed mogelijk renderen.
  3. Het beleid van een bestuur vertaalt zich sterk in uitbestedingsbeslissingen. We herkennen drie patronen: gemeenten die quasi alle taken zelfstandig uitvoeren, gemeenten die meer taken uitbesteden dan dat ze eigenhandig organiseren en gemeenten die hun taken gemengd organiseren (een combinatie van uitbesteding en eigen organisatie).
    De taken die worden uitbesteed zijn taken die goed definieerbaar zijn en waarvan het resultaat eenvoudig te evalueren is. In onze benchmark besteden een aantal besturen het groenonderhoud uit, alsook het onderhouden van gebouwen.
    Het is van uitermate belang om bij de uitbestedingsbeslissing met verschillende factoren rekening te houden. De leiding van de organisatie moet bij elk proces stil staan bij een aantal gestandaardiseerde factoren: wat is de strategie van de stad, hoeveel VTE zetten we in bij dit proces, willen we marktafhankelijk zijn, welke sociale projecten kunnen hieraan gekoppeld worden, welke intergemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen we realiseren, …

Voor onze klant was het zeer leerrijk om zijn resultaten te vergelijken met de resultaten van de besturen opgenomen in de Belfius-cluster. De resultaten van de benchmark, samen met de resultaten van onze analyse van de werking leidden tot een actieplan op vier assen (Organisatie van de stedelijke werkplaatsen met aandacht voor leiderschap en cultuur, Planning van de werkbonnen, Optimaliseren van de klanteninteractie en het verbeteren van ondersteunende processen).

Wil u weten hoe uw bestuur scoort of hoe u uw diensten efficiënter kan inrichten, contacteer ons!

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Tessa De Backer