Society

Gemeente en OCMW Wetteren

Geopend sinds 5 februari!

Strategische uitdaging

Gemeente en OCMW Wetteren hebben hun intrek genomen in een gloednieuw gemeentehuis, gelegen naast de Schelde. Het is veel meer dan een loutere verhuis. Het gaat ook over een andere manier van werken en het aanbieden van een moderne vorm van dienstverlening. Gemeente en OCMW Wetteren gaan alle voorliggende uitdagingen aan met een positieve spirit, realiteitszin én ambitie. Deze ambitie toont zich ook in de werktitel die door de medewerkers werd gekozen: Let’s Move It’.

Aanpak

In de voorbije jaren is men uiteraard niet blijven stilstaan en zijn er al veel initiatieven opgestart. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de mijlpalen, werd eerst een allesomvattend projectplan opgesteld. Een projectplan overheen alle thema’s, van a(rchief) tot z(aaksysteem). Parallel hiermee werd een passende project- en overlegstructuur opgezet die een evenwicht voorziet tussen enerzijds het realiseren van draagvlak en anderzijds het houden van de nodige snelheid in het project. Het projectbureau werd samengesteld uit een team van Möbius en een team van de gemeente Wetteren, goed voor een continue inzet van ongeveer 2,5 VTE.

Het projectplan toont aan dat we input en inzet werd gevraagd van zo goed als iedereen die bij de gemeente en het OCMW betrokken is. Om de nodige positieve spirit in het project te houden, werd er gekozen om heel sterk aanwezig te zijn op de werkvloer. En om de medewerkers zelf te betrekken bij het ontwikkelen en vormgeven van hun eigen toekomst. Om die reden zijn er communicatiemomenten gepland met alle medewerkers, is een projectpagina op het intranet opgezet, evenals een gesloten Facebookgroep. Tijdrovend, maar noodzakelijk en bijzonder leerrijk en aangenaam.

Op basis van het projectplan werden snel verantwoordelijken aangesteld, afhankelijk van het voorliggende thema. De ondersteuning die door Möbius werd geboden, concentreert zich voornamelijk binnen de expertise ‘service en operational excellence’. Zo hebben we we onder andere bijgedragen tot het concreet inrichten (organisatorisch en infrastructureel) van de dienstverleningsvloer, het objectiveren van het debat rond de wijze van dienstverlening (openingsuren, op afspraak werken, snelbalie,…), het opzetten en bijsturen van de prioritaire processen (meldingen en klachten, beheren van de diensten- en productencatalogus,…), het maximaal inrichten van de ondersteunende dienstverleningskanalen (website, telefonie,…), het opzetten van de gewenste organisatiestructuur en het concreet inrichten van de dienstverleningsvloer. De dienstverlening zal vanaf heden veel meer digitaal verlopen, door de investering in verschillende middelen zoals een CRM, een klantenbegeleidingssysteem, een virtueel platform, een afsprakenmodule,… Deze vernieuwde manier van werken wordt nu, via een leuke zinsspeling, ‘t werken aan ‘t water genoemd.

Resultaat

De finale doelstelling en het gewenste resultaat van onze begeleiding is een vlotte overgang van de herbekeken dienstverlening en organisatie en werking naar het nieuwe gebouw. We hebben toegewerkt naar:

  • Gestructureerde projectopvolging aan de hand van het projectplan, vanuit onze ervaring met overheden die een verhuisbeweging plannen.
  • Draagvlak, betrokkenheid en positieve spirit bij alle belanghebbenden (medewerkers, burgers, beleid,…) door een juiste project- en overlegstructuur en aanwezigheid op de werkvloer
  • Uitgewerkte concrete resultaten op het vlak van service en operational excellence, zoals vermeld bij aanpak.

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Olivier Niclaus

Delen case