Afdeling burgerzaken: klaar voor de toekomst!

De afdeling burgerzaken van gemeente Geertruidenberg ontwikkelde samen met Möbius een gedragen ontwikkelplan met een focus op korte en (middel)lange termijn.
Niels Van Gunst

Strategische uitdaging

De snelle opeenvolgende veranderingen in de gemeentelijke dienstverlening van Geertruidenberg zorgen voor een aantal ingrijpende veranderingen in de werkzaamheden van de afdeling Burgerzaken. Hieraan ten grond lagen een aantal ontwikkelingen:

Interne ontwikkelingen: Verkiezingen tijdens piekmomenten, integratie met zaakgericht werken, afname in baliebezoeken en meerdere verkiezingen in korte periode.

Externe ontwikkelingen: De ‘paspoortdip’, een veranderend verwachtingspatroon van de burger, en nieuwe wet- en regelgeving.

Deze ontwikkelingen maken het werk voor de afdeling burgerzaken minder routinematig, complexer en dynamischer. Om deze snellopende ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden, ontwikkelde de afdeling burgerzaken met Möbius een gedragen ontwikkelplan met een focus op korte termijn (de basis op orde) en op (middel)lange termijn (toekomstbestendige dienstverlening).

 

Aanpak

Gedurende tien interactieve workshops is de huidige situatie in kaart gebracht (analyse van gemeentelijke ontwikkelingen, interviews met werknemers & data-analyse), de toekomstige situatie gedefinieerd (visie-workshop met koppeling van landelijke, en gemeentelijke ontwikkelingen) en de tussenliggende ‘kloof’ vastgesteld (knelpunt analyse, procesanalyse, analyse ‘interne klant’ & koppeling ‘zaakgericht werken’). Dit leidde tot een adequaat plan van aanpak om op korte, middellange en lange termijn de afdeling burgerzaken toekomst bestendig te maken. Om herkenbaarheid en structuur in de workshops aan te brengen zijn alle analyses uitgevoerd op de domeinen: Dienstverlening, Structuur, Processen & Medewerkers.

 

Resultaat

Het programma leidde tot de volgende resultaten:

  • De interactieve workshops ontwikkelde bewustzijn over de toekomstige uitdagingen, ontwikkelde moraal om actief opzoek te gaan naar verbeteringen en stimuleerde daarmee de teamdynamiek aanzienlijk. De eerste stappen naar een succesvolle ‘verbetercultuur’ zijn gerealiseerd.

 

 

  • De nauwe betrekking van de werknemers in de uitvoer van de analyses stimuleerde het team om procesgericht te denken (binnen het team, als in de organisatie), wederzijdse verwachtingen naar elkaar uit te spreken (zowel op afdeling- als clusterniveau) en versterkten de samenwerking (1) onderling, (2) tussen de front office en back office en (3) tussen de afdeling burgerzaken en de algehele organisatie.
  • Op basis van de ontwikkelingen, input van het team en de expertise van Möbius is een concreet actieplan opgesteld verdeeld over de 4 domeinen. Het actieplan illustreert wie, welke actie moet ondernemen op de korte, middellange en lange termijn om (1) de basis op orde te krijgen en (2) de dienstverlening toekomstbestendig te maken.
  • De basis op orde: procesverbeteringen, werklast verlaging, betere afstemming binnen het team en clustermanager, stimulans om ketensamenwerking op te zoeken en betere verdeling van werkzaamheden.
  • Toekomstige dienstverlening’: visie op dienstverlening, digitalisering en centralisering dienstverlening, integrale processturing, productverschuivingen, heroverweging structuur, bereikbaarheid en passend ontwikkelplan medewerkers.

 

Grote complimenten voor de wijze waarop Möbius het team zo in het proces heeft meegekregen! Ze hebben met het team mooie resultaten geboekt.

Marcel van Ree - Clustermanager Gemeentewinkel
Gemeente Geertruidenberg

Bedankt voor het lezen

Delen case

Ontdek meer cases