Sociaal kapitaal en Organisatie

Geef je overleg een boost: begin bij het begin!

We vergeten dat sociale vaardigheden, naast het positieve lange termijn effect op het onderling vertrouwen, ook het daaropvolgende overleg positief beïnvloeden. De hamvraag: wat doe je er aan?
Kim Oostvogels

Een spijtig fenomeen

Heb je het virale filmpje van Simon Sinek over Millenials gezien? Ergens halfweg omschrijft hij hoe het er tegenwoordig aan toe gaat op vergaderingen. We zetten ons neer en in afwachting van de opstart van de meeting, geven we toe aan onze digitale verslaving en draaien we de kraan van ons digitaal infuus nog gauw even open. We checken onze mail op onze smartphone, kijken of er nog nieuws is, wisselen nog wat berichtjes via whatsapp en posten nog snel een tweet. De meeting start en in het beste geval gaat de elektronica aan de kant. Simon sprak over Millenials, ik denk dat we dit fenomeen allemaal herkennen, misschien helaas ook bij onszelf.

Langzaam maar zeker verliezen we onze sociale vaardigheden om op de werkvloer duurzame en echte relaties met elkaar op te bouwen. Hoe anders zou het zijn als je bij het toekomen even polst naar de gezondheid van de moeder van je collega, hoe het loopt met dat éne project, waar je eventueel nog hulp kan bieden, etc.

De impact

We vergeten dat die sociale vaardigheden, naast het positieve lange termijn effect op het onderling vertrouwen, ook het daaropvolgende overleg positief beïnvloeden. De hamvraag: wat doe je er aan?

De oplossing

Het gedrag dat we tonen wordt sterk gestuurd door de overtuigingen die we hebben. Als je ander gedrag wil, zijn we geneigd mensen te willen overtuigen. En dan komen we vaak van een kale reis terug. Een andere piste is om een beste praktijk in te voeren die ander gedrag voorschrijft en via de ervaring, op termijn ook het denken aan te passen. De beste praktijk om een overleg te starten is de zogenaamde check-in, steeds vaker gepromoot in de literatuur over effectief vergaderen en een vaste waarde in verschillende raamwerken om onze organisaties meer matuur en zelfsturend te maken.

Hoe werkt dat dan?

Bij een check-in doe je een “tour de table”. Elke deelnemer aan de vergadering krijgt even tijd om kort te delen hoe hij of zij er bij zit. Wat houdt je bezig op dit moment? Wat krijgt jouw aandacht? Er zijn geen foute antwoorden. Het is niet de bedoeling om op elkaar te reageren of in dialoog te gaan. Enkele voorbeelden van wat ik tijdens check-in rondes al heb gehoord:

  • Ik heb een stressvol weekend achter de rug. De aannemer die onze oprit zou komen aanleggen heeft heel wat fouten gemaakt. We hopen het nog te kunnen rechtzetten.
  • Ik heb echt zin in deze vergadering. Het is te lang geleden en heb enkele interessante voorstellen en ben heel benieuwd naar wat jullie er van denken!
  • Mijn dochtertje bleek vanochtend ziek te zijn. Ik kom net van de dokter en heb gelukkig opvang kunnen regelen. Nu eerst even tot rust komen.
  • Ik heb deze voormiddag een enorm vruchtbaar overleg gehad. Ik loop nog steeds over van energie.
  • Mijn vader is op de spoed opgenomen. Ik vertrek na het overleg naar het ziekenhuis.
  • Ik heb enorm veel werk en enkele deadlines die ik vandaag moet halen. Ik heb getwijfeld om te komen naar dit overleg, maar vind het toch belangrijk.
  • We hebben net te horen gekregen dat onze collega werd ontslagen. Ik ben gefrustreerd dat ik niet geraadpleegd werd in dit dossier.

Ok, simpel. Maar waarom is dit dan zo belangrijk?

Een check-in ronde heeft heel wat positieve effecten:

  • Samen het overleg starten en luisteren naar elkaar is een eerste gemeenschappelijke realisatie. Het stimuleert de samenhang van een groep.
  • Als iemand eens een slechte dag heeft, helpt het de anderen om onverwachte reacties te kunnen plaatsen en begripvol te zijn.
  • Als je net uit een ander overleg komt, biedt een check-in inzicht aan collega’s in wat is blijven nazinderen en wat jou raakt.
  • Als je met je hoofd ergens anders zit, helpt het om dat uit te spreken om het te kunnen loslaten voor de duur van het overleg en gefocust bij te dragen.
  • We worden allemaal wel vroeg of laat geconfronteerd met ‘levensgebeurtenissen’, zoals bv. een sterfgeval of ziekte van een naaste. Dat er een moment is om dit te kunnen delen met elkaar, zonder dat iedereen zich verplicht voelt om te gaan reageren, is bijzonder waardevol. Het biedt bovendien een opportuniteit om buiten het overleg je van je meest menselijke kant te tonen en steun te bieden.
  • Op lange termijn bouw je met check-ins aan het vertrouwen tussen de leden van een groep.
  • Op lange termijn ontwikkel je je empathisch vermogen. Kan je je inbeelden hoe jouw empathisch vermogen beïnvloed wordt als elk van je overlegmomenten start met een check-in?

In de praktijk merken we gek genoeg dat het vaak niet eenvoudig is voor groepen om met deze eenvoudige praktijk aan de slag te gaan. Als je van een groep mensen een team wil maken, dan is een check-in een bijzonder goede manier om de transitie op gang te brengen. Merk je dat er kritische collega’s zijn, weet dan dat ze misschien wat extra ondersteuning en achtergrond nodig hebben (waarbij deze blog kan helpen). Merk je dat er kritische collega’s zijn, weet dan dat zelfonthulling een goede tactiek is. Geef zelf het goede voorbeeld!

Een check-in is een praktijk die een fundamenteel andere kijk nastreeft op hoe we samenwerken. Wil je een ego-centrische, “ik-zal-wel-op-de-tafel-kloppen-om-mijn-ding-gedaan-te-krijgen” manier van werken ontgroeien? Wil je evolueren naar een collectieve betrokkenheid om de organisatiedoelen te realiseren?

Check in!

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Kim Oostvogels