Gezondheidszorg
Enterprise Excellence

AZ Damiaan

Opmaken van beleidsplannen… een minimale tijdsinvestering in een maximale performantieverhoging

Strategische uitdaging

In de context van accreditering, streven naar continue kwaliteitsverbetering van de zorg en steeds toenemende druk op de financiering, wenste het Az Damiaan de performantie te verhogen van de comités die verantwoordelijk zijn voor het medisch materiaal, het medisch-farmaceutische aspect, het antibioticabeleid, het transfusiebeleid en de ziekenhuishygiëne.

Om initiatieven te laten convergeren, focus te creëren binnen elk comité en de beschikbare tijd optimaal in te zetten, is een beleidsplan per comité een houvast. De meeste comités beschikten echter niet over de nodige methodologische kennis om een beleidsplan op te maken en het Az Damiaan wilde ook vermijden dat elk comité het beleidsplan op een verschillende manier zou vormgeven.

In dit kader was dan ook nood aan specialistische begeleiding om methodologische en inhoudelijke kennis in te brengen, voor consistentie en een kritische toets te zorgen en de timing te bewaken.

Aanpak

De opmaak van de beleidsplannen gebeurde via 5 parallelle trajecten waarin de leden van de comités intensief werden begeleid. Om het proces gestructureerd te laten verlopen, werd vooraf een in te vullen beleidsplan template opgemaakt, op maat van en in nauw overleg met het Az Damiaan. Het invullen van de template / het beleidsplan gebeurde volgens een gestructureerd proces met vier stappen:

  1. beschrijving huidige werking & activiteiten
  2. evaluatie huidige werking (SWOT)
  3. opmaak toekomstplan voor het comité
  4. bepaling planning & meetpunten (opvolging)

Dit proces werd doorlopen in drie analoge werksessies per comité.

Möbius stond telkens in voor de voorbereiding van de werksessies op basis van analyse van de informatie aangeleverd door de leden van de comités (vergaderverslagen, procedures,…), de ziekenhuisbrede strategie, het wettelijk kader, enz.

Op die manier kon in de werksessies zelf vlot worden gewerkt met de leden van de comités. Zo kon de tijdsinvestering van de leden van de comités (directie- en kaderleden, artsen, apothekers, zorgmanagers, verpleegkundigen,…) tot een minimum worden beperkt, terwijl alle inhoudelijke beslissingen wel samen werden genomen. Dit laatste was van belang opdat de opgemaakte beleidsplannen een voldoende ruim draagvlak kennen bij de leden en ook effectief worden aangewend als werkinstrument na het finaliseren van het project. Afhankelijk van de grootte van de groepen en de te behandelen onderwerpen, werden de sessies plenair gehouden of werd in kleinere groepen gewerkt (brown paper en post-it oefeningen, invullen van voorgedefinieerde templates,…) om de leden maximaal te betrekken.

Na elke werksessie zorgde Möbius voor de verwerking van de resultaten in de vorm van (het verder verfijnen van) de invulling van de beleidsplan template.

Resultaat

Samen met het beleidsplan voor de komende vijf jaar werd voor ieder comité ook een faseringsplan opgemaakt om het beleidsplan te vertalen naar jaarplannen en de gedefinieerde indicatoren / KPI’s op regelmatige basis op te volgen.

De comités beschikken nu over een zeer concreet instrument om hun doelstellingen voor de komende jaren te realiseren en zo bij te dragen tot een verdere verhoging van enerzijds de kwaliteit van de dienstverlening en anderzijds de kostenefficiëntie van het Az Damiaan.

We konden rekenen op een zeer goede begeleiding door de Möbius consultant en alle beleidsplannen werden binnen de vooropgestelde timing afgewerkt. Alle leden van de verschillende werkgroepen zijn tevreden over de aanpak en het resultaat.

Inge Luts, Patient Care Director
AZ Damiaan

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Peter Willen