Recyclage
Capital humain et Organisation

UW Samenwerking

Analyse de la charge de travail comme point de départ au développement de la nouvelle organisation

Strategic Challenge

Les entités administratives des communes de Montfoort et IJsselstein aux Pays-Bas ont uni leurs forces en 2013 sous le nom ‘UW samenwerking’ avec pour ambition d’améliorer le service aux citoyens des deux communes. Une gestion efficiente et efficace de l’organisation constitue le pilier central de cette collaboration.

Il est donc primordial que les bonnes personnes soient à la bonne place. Et c’est à Möbius que l’on a demandé de réaliser une cartographie de cela et s’appuyant sur une mesure objective de la charge réelle de travail. Une mesure de la charge de travail bien assise permet à l’organisation de :

  • Définir en toute objectivité les besoins en personnel.
  • Sur base des volumes et des normes de temps d’émettre un jugement sur l’efficacité et l’efficience actuelle des divers processus en place.
  • De continuer de développer les processus dans la nouvelle organisation avec les bons moyens et les bonnes personnes.

Approach

Une mesure de charge de travail est l’instrument idéal lorsque l’on souhaite mieux aligner les processus, les moyens et les personnes les uns sur les autres. Cela vous donne une image claire des activités réelles au sein d’un processus et d’un temps effectivement consacré à l’exécution de ces activités/processus. Grâce à l’information obtenue, les besoins en personnel pour l’organisation peuvent être définis.

Dans cette approche, les collaborateurs occupent une place centrale et doivent être impliqués dès le démarrage. La communication doit être proactive et chacun des collaborateurs donne son input, ce qui fera que les résultats seront portés et acceptés non seulement par le management mais aussi par tout le personnel.

Pour la mise en œuvre d’une mesure de charge de travail, il convient de travailler par phases successives :

Préparation

En concertations avec les personnes impliquées, un plan d’approche est validé afin que la méthodologie concorde avec les souhaits spécifiques de l’organisation.

Collecte de données par processus

  • Une ‘promenade processus’ est organisée pour chaque processus afin d’obtenir une vision claire de toutes les activités exécutées.
  • Sur base de mesures qualitatives (interviews, groupes de travail) et quantitatives (enquêtes en ligne) les volumes sont mesures pour chaque activité et les normes de temps sont fixées.
  • La norme de temps est définie en fonction du temps que l’on estime nécessaire pour une bonne exécution de l’activité.
  • Pendant les groupes de travail, les résultats sont regroupés par activité.
  • La mesure de la charge de travail sera validée au cours de groupes de travail organisés par processus.

Transfert & Conclusion

  • Présentation des résultats au management et à la direction accompagnés des possibilités d’amélioration et de développement pour chacun des processus.
  • Formation et coaching pour un ancrage profond de la méthode au sein de l’organisation.

Result

  • Une vue objective et partagée des besoins réels en personnel pour une bonne exécution des activités de l’organisation.
  • Bonne compréhension des principaux facteurs pouvant influencer la quantité réelle de travail au sein de l’organisation.
  • Un plan de mise en œuvre avec une description à court et à long terme des actions à prendre pour le développement ultérieur des processus et de l’organisation.
  • Un intérêt grandissant pour une réflexion en mode ‘processus’ en lieu et place d’une réflexion limitée à son département.

Le grand plus de l’approche de Möbius fut la mise à l’avant-plan de nos collaborateurs plutôt que d’eux-mêmes.

Jeroen Van Delden, Directeur UW Samenwerking

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