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La centralisation, le levier pour obtenir une meilleure qualité

Le secteur des soins de santé est un secteur dynamique en pleine mutation, qui cherche en permanence à se professionnaliser encore plus au niveau de ses processus de support en les organisant de manière plus efficace pour pouvoir offrir une réponse adéquate à la pression financière de plus en plus forte.
Sébastien Van Hoof

Le secteur des soins de santé est un secteur dynamique en pleine mutation, qui cherche en permanence à se professionnaliser encore plus au niveau de ses processus de support en les organisant de manière plus efficace pour pouvoir offrir une réponse adéquate à la pression financière de plus en plus forte. Les hôpitaux doivent se débrouiller avec moins de moyens financiers, veulent ou doivent satisfaire à des exigences de qualité de plus en plus élevées et ont besoin de nouvelles technologies ainsi que de nouveaux modèles d’organisation pour rester rentables financièrement.

Mon blog vous parle de ce principe de centralisation dans le secteur des soins de santé et de comment la centralisation aura un effet positif sur l’obtention d’une qualité accrue grâce à la mise en commun des investissements lourds dans des technologies nouvelles. L’économie d’échelle ainsi engendrée permettra aux hôpitaux qui n’en avaient pas les moyens auparavant d’avoir accès à ces nouvelles technologies, pour ainsi améliorer leur qualité et se conformer aux règlementations nouvelles qui sont plus en plus exigeantes (voir supra). Et c’est précisément là que la centralisation, en passant par une plateforme logistique, peut servir de levier et permettre aux institutions de hisser le niveau de service tout en gardant une structure de coûts la plus optimale possible.

La centralisation rend en outre possible la concentration de l’expertise nécessaire à l’organisation et à la gestion des processus à un niveau “industriel” (comme par exemple la gestion des stocks). Cette expertise, issue de l’industrie, n’est pas toujours présente dans les hôpitaux qui se concentrent plus sur leur cœur de métier dont les services de support ne font pas partie. C’est aussi l’un des objectifs de la centralisation, à savoir renforcer l’expertise afin de mettre en œuvre des processus « state of the art ».

Pharmacie (distribution)

Les activités d’une pharmacie hospitalière peuvent être réparties en deux catégories bien distinctes : d’une part l’activité « cœur de métier », à savoir l’aspect clinique d’une pharmacie avec tout le support apporté au corps médical et aux équipes soignantes pour la bonne utilisation du médicament et d’autre part un aspect logistique qui prend aujourd’hui une place encore prépondérante (commander, réceptionner, contrôler, stocker, réaliser la distribution des médicaments). Une plateforme logistique rend possible la mise en place de systèmes robotisés soutenant le processus logistique pour être en mesure, à l’issue du circuit, de livrer les médicaments en doses unitaires et regroupés par patient en vue de réduire ainsi le risque d’erreur tout en améliorant le processus d’administration des médicaments. La robotisation simplifie également l’atteinte des objectifs fixés par JCI ou NIAZ : l’amélioration du processus visant à une administration du bon médicament, à la bonne dose au bon patient et permettant d’éviter des erreurs et des administrations fautives. D’autre part la robotisation permet au pharmacien hospitalier de se recentrer sur ses activités de base, la pharmacie clinique, grâce au temps libéré du côté logistique.

Pharmacie (préparations)

La pharmacie hospitalière, en plus de la distribution de médicaments, s’occupe également des préparations pharmaceutiques. Dans ce domaine également de grands changements se sont opérés ces dernières années, tant au plan technique que législatif. Ne prenons comme exemple que l’introduction à prévoir des fameuses normes PICS par l’État et qui contraignent les pharmaciens d’hôpitaux à réaliser leurs préparations dans un environnement contrôlé (salles blanches). Les procédures prévues dans ce cadre sont chronophages et les coûts d’infrastructures sont particulièrement élevés.

En 2015 Möbius a été mandatée par le Cabinet Ministériel de la Santé publique pour la réalisation d’une étude sur l’impact financier de la mise en œuvre des différentes normes PICS et analyser en quoi la centralisation pouvait offrir des réponses. Cette étude s’est déroulée en collaboration étroite avec 5 hôpitaux pilotes et a montré que la centralisation était nécessaire car les investissements, à titre individuel, étaient intenables sans un financement repensé de l’État.

Stérilisation

À l’heure actuelle les unités stérilisations centrales sont en général considérées comme des services de support car le personnel travaille en fonction de et sur demande du bloc opératoire.  Les unités de stérilisation n’ayant pas de valeur ajoutée directe pour le patient, elles se retrouvent être un des premiers services où des économies sont envisagées lorsque l’on doit couper dans les budgets. Et pourtant une unité de stérilisation est déterminante dans la qualité des interventions chirurgicales et est donc d’une valeur inestimable pour l’hôpital. La stérilisation des instruments est un procédé de nature typiquement industriel avec des exigences de qualité élevées, mais n’est pas toujours considérée ou organisée comme tel dans beaucoup d’hôpitaux, ce qui engendre des pertes et une qualité parfois défaillante.

Grâce à la centralisation et à la combinaison des volumes, des économies d’échelle peuvent être réalisées car le personnel et le matériel ne sont pas proportionnellement augmentés. Les moyens ainsi libérés permettent d’investir dans des équipements de pointe, d’augmenter la qualité et la traçabilité des instruments. De cette manière, le personnel dédié à la stérilisation peut travailler dans un environnement de haute technologie et valorisant, ce qui augmente le professionnalisme des équipes.

Entrepôt

Pour terminer, la centralisation des entrepôts classiques (matériel stérile et non stérile) permettra aussi de gagner sur plusieurs tableaux. Dans les hôpitaux, des montants colossaux sont immobilisés en raison des stocks de matériel médical et de médicaments détenus au niveau central et au niveau décentralisé avec un risque de perte ou de péremption de ces produits. D’autre part, en raison du manque de standardisation au sein des hôpitaux, on constate souvent que le nombre d’articles et de fournisseurs est souvent plus élevé que nécessaire si l’on préconise une approche rationnelle. Cela crée, si l’on regarde les différents hôpitaux, un large éventail de matériels, qui représentent un sérieux montant d’argent dormant. Ces deux aspects constituent en cas de centralisation une réelle opportunité de diminution des volumes par une harmonisation du matériel stérile et non-stérile, par une diminution des niveaux de stock grâce à une gestion efficace. Ajoutons à cela les possibilités offertes par l’automatisation (rendue possible grâce aux plus grands volumes avec un nombre restreint de SKU). En procédant de la sorte, on parvient à élever le magasin de l’hôpital au rang d’entrepôt industriel.

Quels sont maintenant les points communs à travers tous ces flux ? Vous l’aurez compris, la centralisation qui fait office de levier dans chacun des cas pour une meilleure qualité grâce à la mise en place d’une collaboration durable entre les hôpitaux. Les conditions de succès de cette entreprise sont :

  1. Veiller à une relation durable entre les divers acteurs qui poursuivent tous le même objectif ;
  2. Veiller à avoir une masse critique qui permette d’obtenir des économies d’échelle ;
  3. Veiller à ce que les autorités soutiennent l’initiative ;
  4. Prévoir des taux de service clairs et établir un modèle financier transparent pendant l’implémentation, ceci afin de garantir une relation plateforme – hôpitaux participants la plus sereine qui soit (sur base d’une mesure d’indicateurs).

Les économies d’échelles obtenues par la centralisation et la combinaison des différents flux sont bien plus élevées que les coûts de transport entre les hôpitaux et la plateforme.

À condition que les pouvoirs publics acceptent d’alléger la législation…

Les avantages énoncés ci-contre sont financièrement intéressants et réalisables, mais pas dans l’immédiat en raison de la règlementation actuellement en vigueur et du cadre législatif belge. Pour rendre possible la centralisation et la collaboration entre les différents hôpitaux, la règlementation devrait en effet connaitre une sérieuse évolution. Vous trouverez ci-dessous une énumération de quelques éléments à caractère légal qui compliquent pour le moment la mise en place de telles plateformes :

  • Une plateforme logistique qui fait partie d’un réseau d’hôpitaux doit satisfaire aux mêmes exigences que celles auxquelles un fournisseur industriel est soumis. Avec les conséquences suivantes :
    • Pour pouvoir acheter des médicaments pour le compte d’un hôpital, la plateforme doit disposer d’une autorisation de distribution (standard GDP), ce qui revient à dire que la plateforme a le statut de grossiste et qu’elle doit appliquer des prix fixés, ce qui n’est pas acceptable pour les hôpitaux (ceci est très problématique pour les médicaments).
    • Un contrôle complet et systématique des marchandises tant lors de la livraison à la plateforme qu’à l’hôpital, ce qui implique une façon de travailler inefficace (double contrôle).
    • L’obligation pour la plateforme d’avoir une autorisation de préparation (standard GMP) pour être ainsi autorisée à faire des préparations pharmaceutiques et à fractionner les médicaments en doses unitaires, ce qui engendre des frais inutiles.
    • La limitation liée à la décentralisation de la distribution des médicaments : la pharmacie, et pas l’infirmier, reste responsable de la distribution des médicaments jusqu’au niveau des services, ce qui rend l’utilisation de robots de distribution décentralisés problématique.
    • La stérilisation centrale : les normes actuelles stipulent que les hôpitaux doivent en tout temps pouvoir disposer d’une stérilisation centrale “limitée” (avec autoclave), ce qui implique une multiplication du matériel et de l’entretien.
  • Le besoin d’une exonération de la TVA pour la facturation des services d’une plateforme aux hôpitaux existe.
  • Finalement la création d’une plateforme logistique demande une harmonisation des statuts du personnel puisque, au démarrage en tout cas de la plateforme, il sera fait appel au personnel des institutions de soins. Statuts et conditions de travail doivent donc être harmonisés.

En conclusion, nous pouvons dire que la qualité ira croissante si tous les acteurs impliqués regardent dans la même direction. Directions et collaborateurs sont le moteur de cette évolution qui doit sans aucun doute être soutenue par une évolution majeure du cadre juridique.

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Olivier Camaly

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