Secteur public
Transformation digitale

Comment le PIVO fait prendre une direction diamétralement opposée à sa stratégie IT pour se fondre dans l’avenir

Afin de prendre un nouvel envol et de préparer PIVO pour l'avenir, nous avons construit une architecture de processus holistique et une stratégie informatique évolutive.

Un nouveau chapitre pour le PIVO

PIVO, l’institut provincial d’enseignement et de formation du brabant flamand (website), donne toute une série de formations tant à des entreprises privées que publiques de la région. Ces derniers temps PIVO avait pris conscience qu’ils restaient à la traîne par rapport aux innovations technologiques, aux nouvelles méthodes d’apprentissage, et qu’ils avaient aussi du mal à suivre les réglementations de plus en plus strictes sans parler des attentes de plus en plus élevées des clients.

Des besoins déjà révélés par le passé. Mais la prise de conscience s’est réellement fait sentir lorsque l’institut a voulu appliquer les méthodes du blended learning à toutes ses écoles. L’architecture informatique existante ne répondait plus aux nouveaux besoins ni aux évolutions et n’était donc pas suffisamment adaptée aux activités de base. Avec pour résultat une fragmentation et un amas ingérable d’applications et de plateformes qui n’ont rien généré d’autre que de l’inefficacité.

Afin de prendre un nouvel envol et de préparer PIVO pour l’avenir, le département informatique, en collaboration avec PIVO, a demandé à Möbius de l’aider à élaborer l’ensemble de sa stratégie informatique. Ensemble, nous avons construit une architecture de processus holistique et une stratégie informatique évolutive.

Amélioration considérable

Pour commencer, nous avons créé une vision long terme qui percole dans toutes les écoles. Ensuite, nous avons élaboré une stratégie qui permet l’introduction d’améliorations considérables. Pour cet exercice nous nous sommes appuyés sur les quatre piliers suivants :

  1. Connaissez votre client

    Dès le démarrage du projet, il était primordial pour nous de bien comprendre qui sont les différents clients de l’organisation. Qu’il s’agisse d’enseignants, d’étudiants ou encore d’organisations externes. Nous avons ensuite élaboré plusieurs profils de clients pour le PIVO, cartographié ce qu’on appelle communément les customer journeys et appliqué des scores NPS.

  2. Holistique et détaillé

    Sur base de la cartographie macro-processus nous avons pu passer à la moulinette toute la machine opérationnelle pour en tirer finalement une vue d’ensemble du centre de formation PIVO. Pour obtenir une vue complète de l’organisation et des processus, nous nous sommes également intéressés aux détails.

  3. Impliquez tout le monde

    Pour n’importe lequel de nos projets, nous veillons systématiquement à ce que tout le monde soit impliqué dès le démarrage afin de créer une adhésion aussi large que possible. Vous l’obtenez également en travaillant ensemble avec le client. C’est pourquoi nous mettons toujours l’accent sur la co-création dans l’ensemble de nos missions. Pour renforcer l’adhésion à la stratégie informatique future de PIVO nous avons également organisé des sessions d’information ainsi que des groupes de travail à l’échelle de l’organisation.

  4. Analysez

    Nous voulions donner à PIVO tous les moyens nécessaires leur permettant d’aborder en toute sérénité leur nouveau fonctionnement ainsi que les nouveaux besoins informatiques. Nous avons donc effectué une analyse de marché approfondie qui nous a permis d’établir une liste d’éditeurs de logiciels et d’applications. À l’aide de critères essentiels, PIVO peut évaluer lequel d’entre eux répond le mieux à leurs ambitions.

Sur base des résultats engrangés par les divers trajets, PIVO a été à même de poser un choix parmi les différents scénarios futurs proposés. Pour leur simplifier la tâche, nous avons organisé un grand workshop avec le jeu comme levier. Ce workshop a permis de visualiser les objectifs communs, de créer un consensus bottom-up et d’identifier les facteurs clés indispensables à la réussite du changement.

Réussi

Le projet a livré de bons résultats :

  • PIVO a développé des objectifs d’entreprise soutenus par une grande majorité de personnes dans l’organisation. Tous les membres de l’organisation sont désormais conscients de la manière d’atteindre ces objectifs et de leur impact sur les processus et structures actuels.
  • PIVO dispose maintenant d’un plan stratégique IT bien pensé pour soutenir les objectifs de l’organisation avec une bonne compréhension des exigences nécessaires pour déterminer les futurs outils d’apprentissage et de développement.
  • PIVO peut dès à présent se concentrer sur l’amélioration continue avec la bonne mentalité pour bien accepter les petites améliorations quotidiennes mais aussi les grandes avancées.

Étudiant éternel

Toute structure qui vise en permanence la perfection se réinventera en embrassant le changement. Grâce à l’aide fournie par Möbius, PIVO est désormais capable de mieux évaluer et appliquer les possibilités qu’offre le blended learning. Même si cette forme d’apprentissage a un sérieux impact sur les structures actuelles.

L’influence de la technologie sur une organisation doit être envisagée comme un processus en mode continu et non pas comme une intervention unique. Car la technologie d’aujourd’hui n’est déjà plus celle de demain. Il s’agit d’un processus qui demande une attention de tous les instants. Mais avec une vision claire, une stratégie simple et une bonne dose de détermination, vous traversez le processus sans encombre.

Et qu’en est-il de votre organisation…prête à affronter le futur ?

La collaboration avec Möbius s'est très bien déroulée, avec des consultants très accessibles. Nous avons obtenu un aperçu complet des besoins et des possibilités qui s'offrent à nous pour le développement futur d'une plateforme informatique adaptée aux besoins de PIVO. Nous disposons maintenant d'un accès numérique et d'un échange d'informations et de formations (e-)learning ; le tout orienté d'une part vers l'avenir et d'autre part vers nos clients.

Jos De Boeck, Directeur général
PIVO

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Peter De Clerck

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