Capital humain et Organisation

Boostez la concertation : commencez par le commencement !

Nous oublions que ces compétences sociales, en plus de l'effet positif à long terme de la confiance mutuelle ainsi générée, influencent également l'aspect positif de la concertation qui en découle. La question maintenant est de savoir comment y remédier ?
Kim Oostvogels

Un bien triste phénomène

Avez-vous vu le film viral de Simon Sinek à propos de Millenials ? Environ au milieu du film, il décrit comment cela se passe aujourd’hui dans les réunions. Nous nous installons et, en attendant le début de la réunion, nous nous adonnons à notre asservissement digital et ouvrons encore rapidement le robinet de notre perfusion digitale. Nous vérifions nos mails sur notre smartphone, nous consultons les infos, nous envoyons quelques WhatsApp et nous postons encore vite un tweet. La réunion démarre, et, dans le meilleur des cas, l’électronique est mise de côté. Simon parlait de Millenials, je pense que nous reconnaissons tous ce phénomène, et malheureusement peut-être à commencer par chez nous-même.

Lentement mais sûrement nous perdons nos compétences sociales et nous ne sommes plus capables de tisser des relations durables les uns avec les autres. Qu’est-ce qui serait différent si, en arrivant, vous commenciez par vous enquérir de la santé de la mère de votre collègue, de comment se passe un projet, de où vous pouvez apporter de l’aide, etc.

L’impact

Nous oublions que ces compétences sociales, en plus de l’effet positif à long terme de la confiance mutuelle ainsi générée, influencent également l’aspect positif de la concertation qui en découle. La question maintenant est de savoir comment y remédier ?

La solution

Le comportement que nous adoptons est essentiellement conditionné par nos convictions. Si nous voulons un comportement différent, nous sommes tentés de vouloir convaincre la personne. Et bien souvent nous nous heurtons à un mur. Une autre piste consiste à introduire des meilleures pratiques qui induisent un comportement différent et qui, au fil de l’expérience, finissent par modifier la pensée. La meilleure pratique pour le démarrage d’une réunion est le fameux check-in, de plus en plus recommandé dans la littérature traitant des réunions efficaces. Le check-in est également une valeur de base dans les différents types de systèmes qui servent à rendre nos organisations plus matures et auto-gérées.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le check-in consiste en un tour de table. Chaque participant a l’occasion de partager rapidement avec les autres son “état d’esprit” du moment. Ce que vous faites pour le moment, ce qui demande votre attention, …il n’y a pas de réponse fausse. L’objectif n’est pas de réagir par rapport à ce que les autres disent. Quelques exemples de ce que j’ai déjà pu entendre pendant un check-in :

  • Je reviens d’un week-end stressant. L’entrepreneur qui devait faire notre entrée a commis de erreurs. Nous espérons pouvoir rectifier le tir.
  • Je suis impatient de commencer la réunion. Ça faisait longtemps et j’ai quelques propositions intéressantes à faire et je suis vraiment curieux de savoir ce que vous en pensez.
  • Ma fille s’est levée malade ce matin. Je reviens de chez le médecin et j’ai pu organiser une garde. Je vais enfin pouvoir me poser maintenant.
  • J’ai participé ce matin à une réunion extrêmement intéressante et productive. Je déborde d’énergie.
  • Mon père vient d’être admis aux urgences. Je quitte le bureau après la réunion.
  • J’ai énormément de travail et un certain nombre de deadlines pour aujourd’hui encore. J’ai hésité à participer à la réunion, mais pense que cela est important.
  • Nous venons tout juste d’apprendre que notre collègue a été licencié. Je suis frustré de ne pas avoir été concerté dans ce dossier.

Ok, facile. Mais pourquoi est-ce si important ?

Un check-in a toute une série d’effets positifs :

  • Démarrer ensemble la réunion et s’écouter l’un l’autre est une première réalisation commune. Cela stimule la cohésion du groupe.
  • Si quelqu’un est dans un mauvais jour, cela permet aux autres de mieux comprendre une éventuelle réaction inattendue.
  • Si vous sortez tout juste d’une autre réunion, le check-in fait comprendre à vos collègues ce qui vous occupe l’esprit et ce qui vous touche.
  • Si vous êtes la tête ailleurs, le fait de l’exprimer vous permet de l’oublier le temps de la réunion et d’être concentré sur celle-ci.
  • Un jour ou l’autre nous finissons tous par être confrontés à certains ‘événements de la vie’ comme par exemple le décès ou la maladie d’un proche. Le simple fait de pouvoir le partager, sans que les gens se sentent obligés de réagir, est particulièrement important. Cela vous donne l’occasion de montrer vos côtés plus humains en dehors de la réunion et de proposer votre aide.
  • À long terme, vous créez, grâce aux check-ins une relation de confiance entre les membres du groupe.
  • Sur le long terme, vous développez vos compétences empathiques. Pouvez-vous vous imaginer combien vos compétences empathiques sont influencées à chaque fois que vous commencez une réunion par un check-in ?

Dans la pratique, nous voyons que ce n’est pas évident pour le groupe de démarrer une réunion en recourant à cette pratique toute simple. Si vous voulez faire d’un groupe de personnes une équipe, alors le check-in est un excellent outil pour mettre la transition en marche. Vous voyez que certains collègues sont critiques, dites-vous qu’ils auront alors besoin de plus de support et d’information (ce blog par exemple peut vous servir). Certains collègues ont du mal ? Sachez que “vous mettre à nu” est une bonne tactique. Donnez, en effet, vous-même l’exemple !

Le check-in est une pratique qui vise à une perspective fondamentalement différente sur nos modes de collaboration. Vous voulez vous débarrasser de cette façon de faire égocentrique “je-taperai-du-poing-sur-la-table-mais-on-fera-ce-que-je-veux” ? vous voulez évoluer vers une implication collective dans la réalisation des objectifs de l’entreprise ?

Check in !

 

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Kim Oostvogels