Santé
Excellence d’entreprise

AZ Damiaan

Confection des plans de gestion… un investissement minimal en temps pour une hausse maximale des performances

Défi stratégique

Confronté aux exigences en termes d’accréditation, d’amélioration continue des soins et de financement incertain, l’Az Damiaan souhaitait améliorer les performances des comités responsables du matériel médical, de l’aspect médico-pharmaceutique, des politiques en matière d’antibiotiques et de transfusion, ainsi que de l’hygiène hospitalière.

Un plan de gestion par comité a permis de faire converger les initiatives, d’orienter toutes les volontés dans la même direction et d’exploiter le temps disponible de manière optimale. La plupart des comités ne disposaient pas cependant des connaissances méthodologiques nécessaires/nécessaires sur le plan méthodique pour établir un plan de gestion.

L’Az Damiaan voulait éviter également que chaque comité confectionne son plan de gestion d’une manière différente. Un accompagnement spécialisé s’avérait donc indispensable pour transmettre des connaissances méthodologiques/sur le plan méthodique, pour assurer la consistance des différents plans, pour porter un regard critique sur les réalisations et pour veiller au respect du timing.

Approche

La réalisation des plans de gestion s’est déroulée à travers 5 trajets parallèles que les membres des comités ont suivis en bénéficiant d’un accompagnement intensif. Pour structurer l’ensemble du processus, il fallait compléter au préalable un modèle de plan de gestion sur mesure, en étroite collaboration avec l’Az Damiaan. Le processus visant à compléter le modèle / le plan de gestion a suivi les quatre étapes suivantes :

  1. Description du fonctionnement & des activités actuels
  2. Évaluation du fonctionnement actuel (SWOT)
  3. Confection du plan d’avenir pour le comité
  4. Détermination du planning & des points de mesure (suivi)

Ce processus s’est déroulé au fil de trois séances de travail par comité.

Möbius se chargeait chaque fois de la préparation des séances de travail en s’appuyant sur l’analyse des informations fournies par les membres des comités (comptes rendus des réunions, procédures, etc.), de la stratégie globale de l’hôpital, du cadre légal, etc.

Cela a assuré un déroulement efficace des sessions de travail réunissant les membres des comités. Les membres des comités (direction et cadres, médecins, pharmaciens, gestionnaires de soins, infirmiers, etc.) ont investi ainsi un minimum de temps, tout en assurant une prise de décision collective sur les sujets de fond. Il était en effet indispensable que les plans de gestion ainsi établis bénéficient d’un large consensus parmi les membres pour pouvoir être mis en œuvre effectivement après leur finalisation. Selon la taille des groupes et les sujets à traiter, les séances étaient plénières ou organisées en plus petits groupes (exercices brown paper et post-it, compléter les modèles prédéfinis, etc.) pour impliquer les membres au maximum.

Après chaque séance de travail, Möbius en a traité les conclusions en complétant (ou affinant) le modèle de plan de gestion.

Résultat

Outre le plan de gestion pour les cinq prochaines années, un plan de phasage a été établi pour chaque comité afin de traduire le plan de gestion en plans annuels et de suivre régulièrement les indicateurs / KPI définis.

Les comités disposent à présent d’un instrument très concret pour réaliser leurs objectifs au cours des prochaines années et contribuer ainsi à la poursuite de l’amélioration de la qualité des prestations de service d’une part et de l’efficience des coûts de l’Az Damiaan d’autre part.

Nous avons pu nous appuyer sur l’excellent accompagnement fourni par le consultant Möbius et tous les plans de gestion ont été finalisés dans les délais impartis. Tous les membres des différents groupes de travail sont satisfaits de l’approche et de ses résultats.

Inge Luts, Patient Care Director
AZ Damiaan

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Peter Willen

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